Учет путевых листов на предприятии

Учет путевых листов на предприятии
28.04.2015

Предприятия всех форм собственности, эксплуатирующие механические транспортные средства, вне зависимости от того, арендована ли техника или принадлежит компании, обязаны оформлять путевые листы установленного образца.

Путевой лист – это основной первичный документ, который подтверждает работу водителя и автомобиля в соответствии с полученным производственным заданием (маршрутом) и является основанием для учета топлива и горюче-смазочных материалов и списания их стоимости за счет валовых расходов.

Выезд служебного автотранспорта без надлежаще оформленного путевого листа влечет за собой административные взыскания

Выезд служебного автотранспорта без надлежаще оформленного путевого листа влечет за собой административные взыскания

Правильно заполненные путевые листы способствуют точному расчету налогообложения прибыли предприятия и предотвращают искривление отчетности.

Оформление бланков путевого листа производится диспетчером или другим ответственным лицом предприятия (ни в коем случае не водителем!) на один день или на одну смену. В случаях длительных командировок путевой лист может быть выписан на весь срок командировки.

Ответственность за достоверность данных путевого листа возлагается на руководителя предприятия

Ответственность за достоверность данных путевого листа возлагается на руководителя предприятия

Основные реквизиты путевого листа

Путевые листы грузового и легкового автомобиля несколько отличаются между собой, однако основные их реквизиты совпадают:

  • Серия и номер бланка, нанесенный типографским или иным способом
  • Наименование организации, ее полные реквизиты и угловой штамп
  • Дата выписки документа
  • Информация об автомобиле – марка и регистрационные знаки
  • ФИО водителя и номер его водительского удостоверения
  • Задание водителю с указанием времени и места подачи авто
Образец заполнения путевого листа на выезд спецтранспорта

Образец заполнения путевого листа на выезд спецтранспорта

Сведения о лицензионной карточке заполняются в случае перевозки грузов, подлежащих лицензированию.

В обязательном порядке перед началом и по окончании рейса в путевке ставится отметка с подписью механика о том, что автомобиль выдан и принят в технически исправном состоянии. Также путевка должна содержать штамп медицинского работника, подтверждающего своей подписью факт удовлетворительного состояния здоровья водителя. Без таких освидетельствований выезд транспорта из гаража запрещен в целях безопасности.

В графе о движении горючего проставляются показатели спидометра, количество полученного и израсходованного топлива, а также его остаток на конец рабочего дня (смены).

Выезд служебного транспорта из гаража производится только после освидетельствования водителя и авто

Выезд служебного транспорта из гаража производится только после освидетельствования водителя и авто

На оборотной стороне путевого листа ставится фактическое время прибытия-убытия на объект с указанием его местонахождения и пройденный километраж. Если транспортное средство работало по заказу, проставляется также и код заказчика.

Путевые листы могут быть заполнены как с помощью программных средств, так и обычной ручкой с шариковым стержнем синего или черного цвета.

Порядок бухгалтерского учета путевых листов

Путевой лист – важный бухгалтерский документ строгой отчетности, подтверждающий правомерность отнесения затрат на себестоимость продукции. В случае отсутствия или несоответствия данных в какой-либо графе законность списания расходов может вызвать сомнения у контролирующих органов.

Грамотно оформленные путевые листы избавляют от проблем с фискальными органами

Грамотно оформленные путевые листы избавляют от проблем с фискальными органами

Исправления в путевых листах, как и в остальных бухгалтерских бланках, крайне нежелательны, однако если такая необходимость все же возникла, то их нужно заверять подписями ответственных лиц - не менее двух человек. То есть если речь идет, к примеру, о корректировке данных по расходу бензина, то потребуются подписи водителя и механика.

Срок хранения путевых листов на предприятии составляет 5 лет с момента их погашения.

Журнал учета движения путевых листов

Журнал учета движения путевых листов ведется в электронном или распечатанном виде с целью контроля над их выдачей и возвратом. Он имеет сквозную нумерацию и служит для фиксирования всех путевых листов, выданных предприятием, независимо от типа транспортного средства.

Подобная регистрация способствует упорядочиванию первичного документооборота, систематизации бухгалтерской отчетности и сводит к минимуму риск финансовых манипуляций и злоупотреблений служебным положением.


Возврат к списку